W skrócie: Recwin to platforma do nagrywania i analizy rozmów sprzedażowych prowadzonych osobiście. Nagrania audio usuwamy automatycznie po 90 dniach, transkrypcje i wyniki AI po 365 dniach. Wszystkie dane przechowujemy w Unii Europejskiej (Frankfurt, Dublin). Nie wykorzystujemy danych do trenowania AI. Masz prawo dostępu, usunięcia, sprostowania i sprzeciwu — napisz na dane@recwin.pl. Pełna lista podwykonawców dostępna na żądanie. Pełne szczegóły poniżej.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych użytkowników platformy i odwiedzających stronę jest:
Recwin Chmielna 73, 00-801 Warszawa
Kontakt w sprawach ochrony danych: E-mail: dane@recwin.pl
Informacje o administratorze danych osób nagrywanych znajdują się w sekcji 13.
Inspektor Ochrony Danych: Recwin nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Podstawową działalnością Recwin jest dostarczanie oprogramowania SaaS wspierającego zespoły sprzedażowe, a nie przetwarzanie danych osobowych na dużą skalę. Przetwarzanie danych osobowych jest funkcją pomocniczą wobec działalności podstawowej i nie wymaga wyznaczenia IOD w rozumieniu art. 37 ust. 1 RODO. W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt na adres: dane@recwin.pl.
2. Czym jest Recwin
Recwin to platforma wspierająca zespoły sprzedażowe w terenie. Umożliwia nagrywanie rozmów sprzedażowych prowadzonych osobiście (wizyta u klienta), ich transkrypcję, analizę przez sztuczną inteligencję oraz coaching sprzedażowy.
Recwin nie jest narzędziem do nagrywania rozmów telefonicznych, wideokonferencji ani call center. Nagrywane są wyłącznie bezpośrednie rozmowy, w których uczestniczy handlowiec korzystający z aplikacji.
Recwin nie tworzy wzorców biometrycznych głosu (voiceprint) i nie wykorzystuje nagrań do identyfikacji biometrycznej osób. Segmentacja akustyczna mówców (rozdzielanie wypowiedzi) opiera się na wykrywaniu momentów zmiany mówcy na podstawie cech dźwięku — system nie tworzy wzorców głosu, nie przechowuje modeli biometrycznych i nie identyfikuje osób na podstawie głosu.
3. Kogo dotyczy ta polityka
Niniejsza polityka dotyczy następujących kategorii osób:
| Kategoria | Opis |
|---|---|
| Użytkownicy platformy | Handlowcy, menedżerowie i administratorzy korzystający z aplikacji Recwin |
| Osoby nagrywane | Osoby, z którymi handlowiec prowadzi nagrywaną rozmowę (konsumenci lub przedstawiciele firm) |
| Odwiedzający stronę | Osoby odwiedzające stronę recwin.pl |
| Klient B2B | Organizacja (firma), która zawarła umowę z Recwin i jest administratorem danych swoich pracowników i osób nagrywanych |
Uwaga terminologiczna: W niniejszej polityce termin „Klient B2B" oznacza organizację korzystającą z Recwin (administrator danych), a termin „osoba nagrywana" oznacza osobę, której rozmowa jest nagrywana. Terminy te nie są tożsame.
4. Jakie dane przetwarzamy
Role Recwin w przetwarzaniu danych
Recwin pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO w odniesieniu do wszystkich Danych Klienta — zarówno surowych nagrań i transkrypcji, jak i wyników analizy AI (podsumowania, coaching, oceny skryptu, embeddingi). Recwin działa na polecenie Klienta B2B (administratora danych) i nie ustala samodzielnie celów ani podstaw prawnych przetwarzania Danych Klienta.
Recwin jest administratorem danych wyłącznie w odniesieniu do: danych kont użytkowników platformy (sekcja 4.1) oraz danych odwiedzających stronę recwin.pl (sekcja 4.6).
Podstawy prawne wskazane poniżej odzwierciedlają tę strukturę: dla Danych Klienta wskazana jest typowa podstawa prawna Klienta B2B (administratora). Dla danych, których administratorem jest Recwin, wskazana jest podstawa prawna Recwin.
4.1 Dane użytkowników platformy
| Dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Adres e-mail, hasło | Utworzenie i obsługa konta | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — realizacja umowy z organizacją Klienta B2B wymagająca przetwarzania danych Użytkowników) |
| Imię i nazwisko (nazwa wyświetlana) | Identyfikacja w zespole | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Rola w organizacji (handlowiec, menedżer, admin, właściciel) | Kontrola dostępu do danych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Adres IP, typ przeglądarki, identyfikator sesji | Bezpieczeństwo, dziennik audytu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — bezpieczeństwo IT) |
| Historia aktywności (przeglądane rozmowy, działania w aplikacji) | Bezpieczeństwo, analityka użytkowania | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
4.2 Dane z nagrań rozmów (Recwin jako podmiot przetwarzający)
Poniższe dane Recwin przetwarza jako podmiot przetwarzający na polecenie Klienta B2B (administratora danych). Podstawa prawna jest ustalana przez Klienta B2B — typowo jest to art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda pracownika/współpracownika na nagrywanie rozmów i przetwarzanie danych za pomocą narzędzi AI).
| Dane | Cel |
|---|---|
| Nagranie audio (głos handlowca i osoby nagrywanej) | Transkrypcja, kontrola jakości, szkolenie |
| Transkrypcja (tekst rozmowy) | Analiza treści, coaching, wyszukiwanie |
| Diaryzacja mówców (rozdzielenie wypowiedzi na segmenty — handlowiec / osoba nagrywana) | Organizacja transkryptu, obliczenie proporcji mówienia |
| Metadane rozmowy (data, czas trwania, nazwa osoby nagrywanej, firma, wynik sprzedaży) | Dokumentacja spotkań, analityka |
4.3 Dane wygenerowane przez sztuczną inteligencję (Recwin jako podmiot przetwarzający)
Poniższe dane Recwin generuje na polecenie Klienta B2B jako podmiot przetwarzający w ramach świadczenia Usługi. Podstawa prawna jest ustalana przez Klienta B2B (administratora) — typowo jest to art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda pracownika/współpracownika obejmująca analizę AI rozmów).
| Dane | Cel |
|---|---|
| Podsumowanie rozmowy | Szybki przegląd treści spotkania |
| Analiza sentymentu (na podstawie tekstu, nie audio) | Ocena tonu rozmowy |
| Momenty coachingowe | Rekomendacje szkoleniowe |
| Komentarze coachingowe AI | Sugestie dla przełożonego |
| Ocena realizacji skryptu | Weryfikacja realizacji metodyki sprzedażowej |
| Tematy i obiekcje | Identyfikacja wzorców w rozmowach |
| Embeddingi wektorowe (768 wymiarów) | Wyszukiwanie semantyczne |
Ważne informacje o AI:
- Wszystkie wyniki AI mają charakter doradczy i wymagają weryfikacji przez człowieka
- Oceny realizacji skryptu nie mogą stanowić wyłącznej podstawy decyzji dotyczących zatrudnienia lub współpracy (zob. sekcja 9)
- Analiza sentymentu opiera się wyłącznie na treści tekstowej transkryptu, nie na analizie tonu głosu z nagrania audio
- Recwin nie stosuje rozpoznawania emocji z dźwięku (zgodnie z zakazem art. 5 ust. 1 lit. f Rozporządzenia (UE) 2024/1689 — Akt AI)
- Dane użytkowników nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI
4.4 Personalizacja sugestii AI
Jeżeli użytkownik (np. menedżer) edytuje komentarze wygenerowane przez AI, te edycje mogą być wykorzystane do personalizacji przyszłych sugestii AI dla tego samego użytkownika. Celem jest dostosowanie stylu coachingu AI do preferencji danego menedżera.
Personalizacja stanowi element Usługi świadczonej na polecenie Klienta B2B (administratora). Użytkownik może w dowolnym momencie wyłączyć personalizację w ustawieniach konta.
Edycje jednego użytkownika nie są wykorzystywane do personalizacji sugestii dla innych użytkowników ani przekazywane między organizacjami.
4.5 Dane osób nagrywanych — PII (szyfrowane)
| Dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko osoby nagrywanej (szyfrowane) | Identyfikacja rozmowy | Ustalana przez Klienta B2B (administratora) — typowo art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) |
| Telefon, e-mail, adres osoby nagrywanej (szyfrowane, opcjonalne) | CRM, kontakt zwrotny | Ustalana przez Klienta B2B (administratora) — typowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — CRM) |
Dane te są przechowywane w wydzielonej, szyfrowanej tabeli bazy danych z ograniczonym dostępem.
4.6 Dane odwiedzających stronę recwin.pl
| Dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny | Wyświetlanie strony, bezpieczeństwo | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Pliki cookie analityczne | Analiza ruchu na stronie | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) |
| Pliki cookie marketingowe | Reklama, remarketing | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) |
Szczegółowe informacje o plikach cookie znajdują się w sekcji 11.
5. Uzasadniony interes — nasze uzasadnienie
Dla przetwarzania danych, których Recwin jest administratorem (dane użytkowników platformy — sekcja 4.1, dane odwiedzających stronę — sekcja 4.6), opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes), przeprowadziliśmy Oceny Prawnie Uzasadnionego Interesu (LIA). Nasze uzasadnione interesy obejmują:
- Realizacja umowy z Klientem B2B: Przetwarzanie danych Użytkowników jest niezbędne do świadczenia Usługi na rzecz organizacji Klienta
- Bezpieczeństwo IT: Logowanie dostępu i aktywności jest niezbędne do ochrony systemu i danych
W odniesieniu do Danych Klienta (nagrania, transkrypcje, wyniki AI, dane osób nagrywanych) Recwin jest podmiotem przetwarzającym i nie ustala samodzielnie podstaw prawnych przetwarzania. Typową podstawą prawną stosowaną przez Klientów B2B jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — udzielana przez pracowników/współpracowników na piśmie, a przez osoby nagrywane ustnie przed każdą rozmową.
W każdym przypadku oceniliśmy, że nasze uzasadnione interesy nie są nadrzędne wobec praw i wolności osób, których dane dotyczą, z uwzględnieniem zastosowanych środków ochronnych (ograniczenie dostępu, szyfrowanie, limity retencji, prawo sprzeciwu).
Pełna dokumentacja LIA jest dostępna na żądanie.
6. Odbiorcy danych
6.1 Kategorie odbiorców
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
| Kategoria | Cel | Zakres danych |
|---|---|---|
| Dostawcy infrastruktury chmurowej | Hosting bazy danych, przechowywanie plików, uwierzytelnianie | Wszystkie dane produkcyjne |
| Dostawcy usług transkrypcji mowy | Zamiana mowy na tekst | Nagrania audio |
| Dostawcy usług analizy AI i embeddingów | Generowanie podsumowań, coachingu, embeddingów | Transkrypcje (tekst) |
| Dostawcy usług e-mail | Wysyłanie powiadomień e-mail | Adres e-mail |
| Dostawcy usług analityki (za zgodą) | Analiza ruchu na stronie | Dane z plików cookie |
| Dostawcy usług reklamowych (za zgodą) | Reklama, remarketing | Dane z plików cookie |
Ze wszystkimi podmiotami przetwarzającymi podpisane są umowy powierzenia przetwarzania (UPP) zgodne z art. 28 RODO. Pełna lista podwykonawców (z nazwami podmiotów, lokalizacją i zakresem przetwarzania) dostępna na żądanie pod adresem dane@recwin.pl.
6.2 Przetwarzanie w Unii Europejskiej
Wszystkie dane produkcyjne (nagrania, transkrypcje, dane użytkowników, wyniki AI) są przechowywane i przetwarzane co do zasady na terytorium Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy oraz Dublin, Irlandia). Infrastruktura Recwin jest skonfigurowana do przetwarzania danych wyłącznie w regionach UE.
W wyjątkowych sytuacjach technicznych (np. wsparcie techniczne dostawcy infrastruktury, reagowanie na incydenty bezpieczeństwa) personel dostawcy spoza UE może uzyskać ograniczony dostęp do danych. W takich przypadkach podstawą transferu są standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub decyzja o adekwatności (art. 45 RODO — EU-US Data Privacy Framework), zawarte w umowach z dostawcami.
6.3 Przekazywanie danych poza UE
Niektóre usługi pomocnicze (pliki cookie analityczne i marketingowe, aktywowane wyłącznie za Twoją zgodą) mogą przekazywać dane do USA. Podstawą tych transferów jest decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności — EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO). Dotyczy to wyłącznie danych z plików cookie, nie danych produkcyjnych.
W przypadku unieważnienia decyzji o adekwatności Recwin zastosuje alternatywne mechanizmy transferu (standardowe klauzule umowne, art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub zaprzestanie transferu danych poza UE.
6.4 Rola Recwin jako podmiotu przetwarzającego
W odniesieniu do wszystkich Danych Klienta (nagrania, transkrypcje, wyniki analizy AI, embeddingi, dane osób nagrywanych) Recwin pełni rolę podmiotu przetwarzającego (art. 28 RODO) działającego na polecenie organizacji Klienta B2B (administratora danych).
Klient B2B jako administrator decyduje o celach przetwarzania (nagrywanie, analiza, coaching). Recwin jako podmiot przetwarzający realizuje te cele za pomocą narzędzi technicznych (transkrypcja, analiza AI, wyszukiwanie semantyczne) zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta B2B.
Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania określa Umowa Powierzenia Przetwarzania (UPP/DPA), stanowiąca załącznik do Umowy.
7. Okres przechowywania danych
| Dane | Okres przechowywania | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Nagrania audio | 90 dni od daty przesłania na serwer, niezależnie od statusu przetworzenia | Wysoka wrażliwość danych głosowych; wystarczający czas na przegląd coachingowy |
| Transkrypcje i wyniki AI | 365 dni od daty rozmowy | Niższa wrażliwość niż audio; wartość szkoleniowa w cyklu rocznym |
| Komentarze | 365 dni lub wraz z usunięciem rozmowy macierzystej | Powiązane z rozmową |
| Dziennik audytu (IP, aktywność) | 2 lata | Standardowy okres retencji logów bezpieczeństwa |
| Powiadomienia | 90 dni | Niska wartość po przeczytaniu |
| Dane konta | Do usunięcia konta + 30 dni | Okres karencji na reaktywację |
| Dane rozliczeniowe (faktury, historia płatności) | 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy | Obowiązek prawny — art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) |
| Dane PII osób nagrywanych (szyfrowane) | Do usunięcia ostatniej powiązanej rozmowy | Brak osieroconych danych PII |
| Transkrypcje zanonimizowane (biblioteka, materiały edukacyjne, raporty branżowe) | Bez limitu | Dane w pełni zanonimizowane — poza zakresem RODO (motyw 26). Wykorzystywane do: materiałów szkoleniowych, benchmarków, analiz rynkowych, rozwoju produktu. |
Standard anonimizacji: Anonimizacja jest przeprowadzana zgodnie z kryteriami określonymi w Opinii 05/2014 Grupy Roboczej Art. 29 (WP29): eliminacja możliwości wyodrębnienia (singling out), powiązania (linkability) i wnioskowania (inference) dotyczącego osób fizycznych. Recwin nie przechowuje mapowania między danymi zanonimizowanymi a danymi oryginalnymi. Skuteczność anonimizacji jest okresowo weryfikowana poprzez ocenę ryzyka reidentyfikacji. W przypadku stwierdzenia, że anonimizacja jest niewystarczająca (dane umożliwiają identyfikację osoby fizycznej), dane te są traktowane jako dane osobowe i podlegają standardowym okresom retencji oraz ochronie zgodnie z RODO.
Po upływie okresu przechowywania dane są automatycznie usuwane przez mechanizm retencji systemu.
Nagrania audio na urządzeniu mobilnym (iOS i Android) są obowiązkowo usuwane po potwierdzonym przesłaniu na serwer. Urządzenie nie przechowuje kopii nagrań po zakończeniu wysyłania.
8. Twoje prawa
Przysługują Ci następujące prawa wynikające z RODO:
| Prawo | Opis | Jak skorzystać |
|---|---|---|
| Dostęp (art. 15) | Uzyskanie informacji o przetwarzanych danych i kopii danych | E-mail na dane@recwin.pl |
| Sprostowanie (art. 16) | Poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych | E-mail lub w aplikacji (edycja nazwy) |
| Usunięcie (art. 17) | Żądanie usunięcia danych, gdy nie ma podstawy do dalszego przetwarzania | E-mail na dane@recwin.pl |
| Ograniczenie przetwarzania (art. 18) | Żądanie tymczasowego wstrzymania przetwarzania | E-mail na dane@recwin.pl |
| Przenoszenie danych (art. 20) | Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie (JSON/CSV) | E-mail na dane@recwin.pl |
| Sprzeciw (art. 21) | Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie | E-mail na dane@recwin.pl |
| Cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3) | Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych na podstawie zgody (nagrywanie rozmów, cookies) — nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia. W przypadku cofnięcia zgody na nagrywanie: zaprzestanie nagrywania, dane sprzed cofnięcia usuwane wg standardowej retencji (90 dni audio / 365 dni tekst). | E-mail na dane@recwin.pl, ustawienia cookies na stronie, lub informacja do pracodawcy |
| Niepodleganie zautomatyzowanym decyzjom (art. 22) | Prawo do ludzkiej weryfikacji ocen wygenerowanych przez AI | E-mail lub w aplikacji (przycisk „Kwestionuj ocenę") |
Ważne dla osób nagrywanych (osób, z którymi handlowiec prowadził rozmowę):
- Jeśli jesteś osobą nagrywaną podczas wizyty handlowca, Twoje prawa realizuje organizacja, która zatrudnia handlowca (administrator danych). Skontaktuj się bezpośrednio z firmą, której pracownik prowadził z Tobą rozmowę.
- Możesz również skontaktować się z nami na dane@recwin.pl — przekierujemy Twoje żądanie do odpowiedniego administratora.
Termin realizacji: Odpowiadamy w ciągu 30 dni od otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanych żądań termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym poinformujemy.
Prawo do skargi: Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):
- Urząd Ochrony Danych Osobowych
- ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa
- www.uodo.gov.pl
9. Profilowanie i ochrona przed zautomatyzowanymi decyzjami
Recwin wykorzystuje sztuczną inteligencję do generowania:
- Podsumowań rozmów
- Komentarzy coachingowych
- Ocen realizacji skryptu sprzedażowego
- Analizy sentymentu (na podstawie tekstu)
Oceny realizacji skryptu stanowią profilowanie wydajności handlowca w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO (zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych w celu oceny aspektów dotyczących osoby fizycznej, w tym wydajności w pracy).
Recwin, jako podmiot przetwarzający, generuje oceny na polecenie Klienta B2B (administratora). Aby zapobiec zastosowaniu art. 22 RODO (zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne), Klient B2B jest odpowiedzialny za zapewnienie, że:
- Oceny mają charakter wyłącznie doradczy i wymagają weryfikacji przez przełożonego
- Oceny nie stanowią wyłącznej ani głównej podstawy decyzji dotyczących zatrudnienia lub współpracy, wynagrodzenia, awansu ani rozwiązania umowy
- Każdy handlowiec ma prawo zakwestionować ocenę AI i zażądać ludzkiej weryfikacji
- Przełożony dokonuje samodzielnej oceny przed podjęciem jakichkolwiek decyzji kadrowych
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO):
| Środek | Opis |
|---|---|
| Szyfrowanie w tranzycie | TLS 1.3 dla wszystkich połączeń (HSTS) |
| Szyfrowanie w spoczynku | Szyfrowanie bazy danych i przechowywania plików po stronie serwera |
| Szyfrowanie na urządzeniu mobilnym | AES-256-GCM (iOS) / szyfrowanie natywne systemu Android dla plików audio na urządzeniu mobilnym |
| Uwierzytelnianie biometryczne | Face ID / Touch ID (iOS) / odcisk palca / rozpoznawanie twarzy (Android) na urządzeniu mobilnym |
| Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) | 4 role z różnym zakresem dostępu; 43+ polityki bezpieczeństwa na poziomie wierszy (RLS) |
| Minimalizacja dostępu | Administrator nie ma dostępu do nagrań audio ani transkrypcji (zasada minimalizacji danych) |
| Dziennik audytu | Rejestrowanie wszystkich dostępów do danych z adresem IP i znacznikiem czasu |
| Automatyczne usuwanie | Mechanizm retencji automatycznie kasuje dane po upływie okresu przechowywania |
| Obowiązkowe usuwanie lokalne | Pliki audio na urządzeniu mobilnym (iOS i Android) są usuwane natychmiast po potwierdzonym przesłaniu na serwer |
| Przetwarzanie w UE | Wszystkie dane produkcyjne przetwarzane w Frankfurt (DE) i Dublin (IE) |
11. Pliki cookie
11.1 Aplikacja webowa (app.recwin.pl)
Aplikacja webowa wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookie sesji do obsługi logowania. Nie wymagają one zgody.
| Cookie | Cel | Czas trwania | Kategoria |
|---|---|---|---|
| Sesja uwierzytelniania | Uwierzytelnianie użytkownika | Do wylogowania | Niezbędne |
11.2 Strona marketingowa (recwin.pl)
Strona marketingowa wykorzystuje pliki cookie, które wymagają Twojej zgody. Przy pierwszej wizycie wyświetlany jest baner zgody, w którym możesz wybrać kategorie cookies.
| Kategoria | Przykłady | Zgoda wymagana? |
|---|---|---|
| Niezbędne | Sesja strony, preferencje cookie | Nie |
| Analityczne | Narzędzia analityki ruchu | Tak |
| Marketingowe | Narzędzia reklamowe i remarketingowe | Tak |
Możesz zmienić swoje preferencje dotyczące cookies w dowolnym momencie, klikając „Ustawienia cookies" w stopce strony.
Pliki cookie analityczne i marketingowe nie są ładowane dopóki nie wyrazisz na nie zgody.
11.3 Szczegółowa lista plików cookie
Aktualna lista plików cookie z nazwami, dostawcami i czasem trwania jest dostępna w panelu zarządzania zgodami (baner cookie) na stronie recwin.pl.
12. Sztuczna inteligencja — informacja o przejrzystości
Recwin pełni rolę podmiotu wdrażającego (deployer) systemy AI w rozumieniu art. 3 pkt 4 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (Akt AI). Recwin nie jest dostawcą (provider) modeli AI — korzysta z zewnętrznych modeli dostarczanych przez podmioty trzecie. Nazwy dostawców modeli AI są udostępniane na żądanie oraz wymienione w załączniku do UPP/DPA (lista podprocesorów).
Zgodnie z art. 50 Aktu AI informujemy:
12.1 Gdzie stosujemy AI
| Funkcja | Rodzaj modelu AI | Cel |
|---|---|---|
| Transkrypcja | Zewnętrzna usługa transkrypcji mowy (przetwarzanie w UE) | Zamiana mowy na tekst |
| Podsumowanie rozmowy | Zewnętrzny model językowy AI (przetwarzanie w UE) | Streszczenie treści |
| Komentarze coachingowe | Zewnętrzny model językowy AI (przetwarzanie w UE) | Sugestie szkoleniowe |
| Ocena skryptu | Zewnętrzny model językowy AI (przetwarzanie w UE) | Weryfikacja realizacji skryptu |
| Analiza sentymentu | Zewnętrzny model językowy AI (przetwarzanie w UE) | Ocena tonu rozmowy (z tekstu) |
| Asystent AI (chatbot) | Zewnętrzny model językowy AI (przetwarzanie w UE) | Odpowiedzi na pytania o rozmowę |
| Wyszukiwanie semantyczne | Zewnętrzna usługa embeddingów (przetwarzanie w UE) | Wyszukiwanie treści |
12.2 Ograniczenia AI
- Wyniki AI mogą zawierać błędy — zawsze wymagają weryfikacji przez człowieka
- AI nie rozpoznaje emocji z tonu głosu — analiza sentymentu opiera się wyłącznie na tekście
- AI nie podejmuje decyzji dotyczących zatrudnienia lub współpracy, wynagrodzenia ani warunków pracy
- Modele AI nie są trenowane na danych użytkowników Recwin
- Przetwarzanie AI odbywa się co do zasady w UE (Frankfurt, Niemcy) — szczegóły w sekcji 6.2
12.3 Przejrzystość i umiejętności AI
Zgodnie z art. 50 Aktu AI (obowiązki przejrzystości podmiotu wdrażającego) Recwin zapewnia materiały informacyjne dotyczące:
- Zasad działania AI w aplikacji
- Rodzajów przetwarzanych danych
- Ograniczeń systemu AI
- Praw użytkowników w kontekście AI
Recwin realizuje również obowiązki z art. 4 Aktu AI (umiejętności w zakresie AI) zapewniając odpowiedni poziom wiedzy o AI wśród swoich pracowników i operatorów systemu.
13. Informacja dla osób nagrywanych
Jeśli jesteś osobą nagrywaną (konsumentem lub przedstawicielem firmy), której rozmowa z handlowcem została nagrana za pomocą Recwin, poniżej udostępniamy informacje w celu wspierania przejrzystości oraz ułatwienia Klientom B2B spełnienia ich obowiązków wynikających z art. 14 RODO:
13.1 Administrator danych
Administratorem danych jest organizacja zatrudniająca handlowca (Klient B2B Recwin). Recwin przetwarza Twoje dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający na polecenie tej organizacji. Skontaktuj się bezpośrednio z firmą, której pracownik prowadził z Tobą rozmowę. Możesz również skontaktować się z Recwin na dane@recwin.pl — przekierujemy Twoje żądanie do odpowiedniego administratora.
13.2 Źródło danych
Twoje dane osobowe (głos, wypowiedzi) zostały zebrane przez handlowca podczas osobistej rozmowy z Tobą, za pomocą aplikacji mobilnej Recwin.
13.3 Kategorie przetwarzanych danych
- Nagranie audio Twojego głosu
- Transkrypcja (tekst) Twoich wypowiedzi
- Segmentacja mówców (rozdzielenie Twoich wypowiedzi od wypowiedzi handlowca)
- Imię i nazwisko lub inne dane identyfikacyjne (jeśli podane handlowcowi)
- Wyniki analizy AI (podsumowanie rozmowy, analiza sentymentu, tematy)
13.4 Cele i podstawa prawna przetwarzania
- Cel: Kontrola jakości sprzedaży, szkolenie handlowców, coaching, dokumentacja spotkania
- Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda osoby nagrywanej (w przypadku handlowców: pisemna zgoda udzielona pracodawcy; w przypadku osób odwiedzanych: ustna zgoda udzielona przed nagraniem). Recwin przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na polecenie organizacji zatrudniającej handlowca.
13.5 Twoje prawa przed nagraniem i w jego trakcie
- Przed nagraniem handlowiec ma obowiązek uzyskać Twoją ustną zgodę na nagrywanie, informując o celu i okresie przechowywania
- Możesz odmówić lub cofnąć zgodę w dowolnym momencie — odmowa nie wpływa na jakość obsługi
- Możesz zażądać zaprzestania nagrywania w dowolnym momencie trwania rozmowy — handlowiec jest zobowiązany natychmiast zatrzymać nagrywanie
- W przypadku odmowy lub żądania zaprzestania nagrywania, dotychczas nagrana część rozmowy zostanie usunięta tak szybko, jak jest to technicznie możliwe. Jeśli nagranie zostało już przesłane na serwer, Recwin usunie je z systemów w ciągu 24 godzin. Dane przetworzone przez zewnętrznych dostawców (transkrypcja, analiza AI) podlegają zasadom zerowej retencji tych dostawców
Recwin zaleca organizacjom Klientów B2B dokumentowanie faktu poinformowania osoby nagrywanej (np. poprzez odnotowanie w metadanych rozmowy w aplikacji).
13.6 Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane kategoriom odbiorców wymienionym w sekcji 6.1 niniejszej polityki. Dane produkcyjne są przetwarzane co do zasady na terenie UE (szczegóły w sekcji 6.2).
13.7 Okres przechowywania
- Nagranie audio: maksymalnie 90 dni od daty przesłania na serwer, następnie automatycznie usuwane
- Transkrypcja i wyniki AI: maksymalnie 365 dni od daty rozmowy
13.8 Twoje prawa (RODO)
Przysługują Ci prawa wymienione w sekcji 8 niniejszej polityki, w szczególności prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu.
Skontaktuj się z organizacją zatrudniającą handlowca (administratorem danych). Możesz również skontaktować się z Recwin na dane@recwin.pl — przekierujemy Twoje żądanie do odpowiedniego administratora.
Identyfikacja nagrań: Recwin nie posiada centralnego rejestru osób nagrywanych. W celu realizacji żądania usunięcia lub dostępu do danych, osoba nagrywana powinna skontaktować się z organizacją Klienta B2B (administratorem danych), podając: przybliżoną datę rozmowy, nazwę handlowca lub inne okoliczności umożliwiające identyfikację nagrania. Administrator wskaże Recwin konkretne nagrania do usunięcia lub udostępnienia.
13.9 Prawo do skargi
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl.
14. Zmiany w polityce prywatności
O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy:
- Użytkowników platformy — e-mailem i/lub powiadomieniem w aplikacji
- Na stronie recwin.pl — poprzez aktualizację daty i treści niniejszego dokumentu
Drobne zmiany redakcyjne nie wymagają powiadomienia.
15. Kontakt
W sprawie pytań dotyczących ochrony danych osobowych:
E-mail: dane@recwin.pl Adres: Chmielna 73, 00-801 Warszawa
Odpowiadamy na zapytania w ciągu 30 dni.
Niniejsza polityka prywatności została sporządzona zgodnie z wymogami art. 12-14 RODO (Rozporządzenia (UE) 2016/679) oraz art. 50 Aktu AI (Rozporządzenia (UE) 2024/1689).