Regulamin Świadczenia Usług Recwin

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin") określa zasady korzystania z platformy Recwin (dalej: „Usługa" lub „Platforma"), świadczonej drogą elektroniczną przez:

   Recwin Chmielna 73, 00-801 Warszawa E-mail: kontakt@recwin.pl (dalej: „Dostawca" lub „Recwin")

2. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 ze zm.).

3. Rozpoczęcie korzystania z Usługi oznacza akceptację Regulaminu. Jeśli nie akceptujesz Regulaminu, nie możesz korzystać z Usługi.

4. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie recwin.pl/regulamin w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

§ 3. Opis Usługi

1. Recwin jest platformą wspierającą zespoły sprzedażowe w terenie, umożliwiającą: a) nagrywanie rozmów sprzedażowych prowadzonych osobiście (wizyta u klienta) za pomocą aplikacji mobilnej Recwin, b) automatyczną transkrypcję nagrań (zamiana mowy na tekst), c) segmentację akustyczną mówców (rozdzielenie wypowiedzi handlowca i klienta), d) analizę AI treści rozmów (podsumowania, coaching, tematy, obiekcje, sentyment, ocena realizacji skryptu), e) wyszukiwanie semantyczne w archiwum rozmów, f) coaching sprzedażowy wspomagany AI, g) panel analityczny dla menedżerów.

2. Recwin nie jest narzędziem do nagrywania rozmów telefonicznych, wideokonferencji ani call center. Usługa dotyczy wyłącznie bezpośrednich rozmów prowadzonych osobiście.

3. Recwin nie tworzy wzorców biometrycznych głosu — szczegółowe informacje w Polityce Prywatności (sekcja 2).

4. Wszystkie dane produkcyjne są przechowywane i przetwarzane co do zasady na terytorium Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy oraz Dublin, Irlandia). Szczegółowe zasady dotyczące ewentualnych transferów danych określa Polityka Prywatności (sekcja 6) oraz UPP/DPA (§ 6).

5. Wymagania techniczne. Korzystanie z Platformy wymaga: przeglądarki internetowej (Chrome, Safari, Firefox — aktualna wersja) oraz stałego połączenia z internetem. Aplikacja mobilna wymaga systemu iOS 16+ lub Android 10+. Aplikacja mobilna jest dostępna w App Store (iOS) i Google Play (Android). Aktualne wymagania techniczne są publikowane na stronie recwin.pl/wymagania.

§ 4. Zawarcie umowy i Konto

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą: a) akceptacji Regulaminu i podpisania Zamówienia przez Klienta, lub b) rejestracji Konta i rozpoczęcia korzystania z Usługi (w przypadku okresu próbnego).

2. Konto jest własnością Klienta (organizacji), nie indywidualnego Użytkownika. Administrator Konta zarządza dostępem Użytkowników i może w dowolnym momencie dodawać, usuwać lub zmieniać role Użytkowników.

3. W przypadku ustania stosunku pracy lub współpracy między Klientem a Użytkownikiem, Klient jest odpowiedzialny za dezaktywację konta tego Użytkownika. Recwin nie ponosi odpowiedzialności za dostęp byłych pracowników Klienta.

4. Użytkownik jest zobowiązany do: a) podania prawdziwych i aktualnych danych podczas rejestracji, b) zachowania poufności danych logowania (e-mail, hasło), c) nieudostępniania dostępu do Konta osobom trzecim, d) niezwłocznego powiadomienia Recwin o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.

5. Recwin może odmówić rejestracji lub zawiesić Konto, jeśli Klient narusza Regulamin lub podejmuje działania zagrażające bezpieczeństwu Platformy.

6. Konta techniczne Recwin. Recwin może utrzymywać konta techniczne z uprawnieniami administracyjnymi w systemach Klienta wyłącznie w celach: wsparcia technicznego, diagnostyki błędów, utrzymania systemu, audytu jakości AI i reagowania na incydenty bezpieczeństwa. Konta techniczne podlegają tym samym zasadom logowania w dzienniku audytu co konta Użytkowników. Dostęp do Danych Klienta przez konta techniczne jest ograniczony do minimalnego niezbędnego zakresu i udokumentowanego celu (zgodnie z § 6a UPP/DPA).

7. Wiek i zdolność prawna. Z Usługi mogą korzystać wyłącznie osoby, które ukończyły 16 lat. Tworząc Konto w imieniu Klienta, Użytkownik oświadcza, że ma umocowanie do reprezentowania Klienta i zaciągania zobowiązań w jego imieniu.

§ 5. Okres próbny

1. Recwin może udostępnić Klientowi bezpłatny okres próbny (dalej: „Okres próbny") na warunkach określonych przy rejestracji.

2. W Okresie próbnym Usługa jest świadczona w stanie „takim, jakim jest". Recwin nie gwarantuje dostępności, wydajności ani kompletności funkcji w Okresie próbnym. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają praw konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

3. Recwin może zakończyć Okres próbny w dowolnym momencie bez podania przyczyny.

4. Po zakończeniu Okresu próbnego, jeśli Klient nie wykupi subskrypcji, dane mogą zostać usunięte po upływie 30 dni.

5. Po zakończeniu Okresu próbnego Klient ma prawo żądać eksportu Danych Klienta na zasadach określonych w § 12.5 ust. 1 lit. b)-c).

§ 6. Obowiązki Klienta — nagrywanie rozmów

6.1 Odpowiedzialność za legalność nagrywania

1. Klient jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO w odniesieniu do nagrań rozmów i danych swoich pracowników oraz klientów. Recwin jest podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do wszystkich Danych Klienta (w tym wyników analizy AI) — zgodnie z UPP/DPA.

2. Klient zapewnia, że: a) nagrywanie nie narusza art. 267 Kodeksu karnego, ponieważ jest dokonywane wyłącznie przez uczestnika rozmowy, b) osoby nagrywane zostały poinformowane przed nagraniem o fakcie nagrywania, jego celu i okresie przechowywania, c) osoby nagrywane mają prawo odmowy nagrywania, a odmowa nie wpływa na jakość obsługi, d) nagrywanie jest dokonywane wyłącznie przez uczestnika rozmowy (handlowca obecnego fizycznie), nie przez osoby trzecie, e) nagrywane są wyłącznie rozmowy służbowe związane z obowiązkami handlowca, nie rozmowy prywatne.

3. Recwin udostępnia Klientowi Pakiet Zgodności B2B zawierający wzory dokumentów niezbędnych do legalnego wdrożenia nagrywania (zgoda na nagrywanie, informacja o przetwarzaniu danych, skrypt informowania klienta, karta QR).

4. Korzystanie z Pakietu Zgodności nie zwalnia Klienta z obowiązku samodzielnej weryfikacji zgodności z prawem, w tym konsultacji z radcą prawnym.

5. Obowiązek uzyskania zgód przed nagrywaniem. Klient zobowiązuje się, że przed rozpoczęciem nagrywania przez jakiegokolwiek Użytkownika: a) uzyskał pisemną zgodę każdego Użytkownika (handlowca) na nagrywanie rozmów i przetwarzanie danych głosowych za pomocą narzędzi AI (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wzór zgody stanowi część Pakietu Zgodności B2B, b) przekazał każdemu Użytkownikowi informację o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO (wzór w Pakiecie Zgodności B2B), c) przeszkolił handlowców z procedury uzyskiwania ustnej zgody osób nagrywanych przed każdą rozmową, d) zapewnił, że zgoda na nagrywanie nie jest warunkiem zatrudnienia ani współpracy — odmowa wyrażenia zgody nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla Użytkownika. Użytkownik, który nie wyraża zgody, może zostać zobowiązany do samodzielnego sporządzania notatek ze spotkań. Rozpoczęcie korzystania z funkcji nagrywania przez Klienta stanowi oświadczenie Klienta, że powyższe warunki zostały spełnione. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zapewnienie zgodności z obowiązującym prawem przed rozpoczęciem nagrywania.

6. Bezpieczeństwo urządzeń. Klient zapewnia, że urządzenia mobilne Użytkowników korzystających z aplikacji Recwin: a) mają aktywne zabezpieczenie biometryczne (Face ID / Touch ID) lub PIN, b) nie są zmodyfikowane w sposób naruszający bezpieczeństwo systemu operacyjnego (jailbreak / root), c) mają aktualny system operacyjny z zainstalowanymi poprawkami bezpieczeństwa, d) nie są współdzielone z osobami nieupoważnionymi do korzystania z Platformy.

7. Odtwarzanie nagrań. Klient zobowiązuje się, że nagrania rozmów zawierające głos osób nagrywanych będą odtwarzane wyłącznie na słuchawkach lub w zamkniętym pomieszczeniu zapewniającym poufność. Odtwarzanie nagrań na głośnikach w przestrzeniach, w których mogą je usłyszeć osoby nieupoważnione, jest zabronione.

   Recwin nie ponosi odpowiedzialności za wycieki danych wynikające z niespełnienia powyższych warunków.

6.2 Zakazane użycie nagrywania

Klient i Użytkownicy nie mogą wykorzystywać Platformy do: a) nagrywania rozmów bez wiedzy osoby nagrywanej (podsłuch), b) nagrywania rozmów, w których Użytkownik nie jest uczestnikiem, c) nagrywania rozmów w miejscach, gdzie nagrywanie jest zabronione, d) nagrywania rozmów w celu szantażu, zastraszania lub innego niezgodnego z prawem celu, e) celowego nagrywania osób poniżej 16 lat. W przypadku incydentalnego uchwycenia głosu osoby małoletniej (np. członka rodziny obecnego przy rozmowie), Klient musi niezwłocznie usunąć nagranie lub zgłosić je do usunięcia przez Recwin, f) publikowania, udostępniania lub rozpowszechniania nagrań poza Platformą bez podstawy prawnej, g) nagrywania rozmów prowadzonych w języku innym niż polski bez uprzedniego poinformowania Recwin. Platforma obsługuje wyłącznie transkrypcję i analizę AI w języku polskim — nagrania w innych językach mogą nie zostać przetworzone lub zostać przetworzone z błędami.

6.3 Konsekwencje naruszenia

Recwin zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zawieszenia lub zamknięcia Konta w przypadku powzięcia informacji o nagrywaniu niezgodnym z prawem. Recwin nie ponosi odpowiedzialności za skutki niezgodnego z prawem nagrywania przez Klienta.

§ 7. Sztuczna inteligencja — ograniczenia i odpowiedzialność

7.1 Charakter Wyników AI

1. Wyniki AI generowane przez Platformę (podsumowania, komentarze coachingowe, oceny realizacji skryptu, analiza sentymentu, tematy, obiekcje) mają charakter wyłącznie doradczy i orientacyjny.

2. Wyniki AI nie stanowią: a) porady prawnej, finansowej, medycznej ani kadrowej, b) gwarantowanej, kompletnej ani bezbłędnej analizy rozmowy, c) podstawy do automatycznego podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia lub współpracy, wynagrodzenia, awansu ani rozwiązania umowy z Użytkownikiem.

3. Wyniki AI mogą zawierać błędy (halucynacje AI, niekompletne analizy, błędne interpretacje kontekstu). Użytkownik jest odpowiedzialny za weryfikację Wyników AI przed podjęciem jakichkolwiek działań.

7.2 Ocena realizacji skryptu

1. Ocena realizacji skryptu sprzedażowego stanowi profilowanie wydajności handlowca w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. Aby zapobiec zastosowaniu art. 22 RODO (zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki prawne lub podobnie istotne), Klient zobowiązuje się, że oceny realizacji skryptu: a) nie będą stanowić wyłącznej ani głównej podstawy decyzji dotyczących stosunku pracy lub współpracy, wynagrodzenia, awansu ani rozwiązania umowy, b) będą zawsze weryfikowane przez przełożonego (człowieka) przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących Użytkownika, c) będą dostępne dla handlowca, który ma prawo je zakwestionować.

2. Recwin zapewnia, że wyniki generowane przez AI są wyraźnie odróżnialne od treści tworzonych przez człowieka.

7.3 Analiza sentymentu

Analiza sentymentu opiera się wyłącznie na treści tekstowej transkryptu, nie na analizie tonu głosu z nagrania audio. Recwin nie stosuje rozpoznawania emocji z dźwięku (zgodnie z zakazem art. 5 ust. 1 lit. f Rozporządzenia (UE) 2024/1689 — Akt AI).

7.4 Zakaz trenowania AI

Dane Klienta (nagrania, transkrypcje, wyniki AI) nie są wykorzystywane do trenowania, doskonalenia ani walidacji modeli sztucznej inteligencji.

7.5 Personalizacja sugestii AI

Edycje komentarzy AI dokonywane przez Użytkownika mogą być wykorzystywane do personalizacji przyszłych sugestii AI dla tego samego Użytkownika. Personalizacja polega na dostosowaniu kontekstu (promptu) przekazywanego do modelu AI, nie na trenowaniu, modyfikowaniu wag ani dostrajaniu (fine-tuning) modelu AI. Użytkownik może wyłączyć tę funkcję w ustawieniach konta.

§ 8. Dopuszczalne i zabronione korzystanie z Platformy

8.1 Dopuszczalne użycie

Klient może korzystać z Platformy wyłącznie: a) do wewnętrznych celów biznesowych Klienta, b) zgodnie z Regulaminem, Dokumentacją i obowiązującym prawem, c) w zakresie liczbowym (liczba Użytkowników) określonym w Zamówieniu.

8.2 Zabronione użycie

Klient i Użytkownicy nie mogą: a) odsprzedawać, sublicencjonować, wynajmować ani udostępniać Usługi osobom trzecim, b) dokonywać inżynierii wstecznej, dekompilacji, dezasemblacji ani prób ekstrakcji kodu źródłowego Platformy — z wyjątkiem zakresu dozwolonego przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, w tym art. 75 ust. 2 pkt 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dekompilacja w celu interoperacyjności), c) kopiować, modyfikować, tworzyć dzieł pochodnych na podstawie Platformy, d) używać Platformy do celów niezgodnych z prawem lub Regulaminem, e) umyślnie obchodzić mechanizmów bezpieczeństwa, limitów dostępu lub retencji, f) wprowadzać do Platformy wirusów, złośliwego oprogramowania lub szkodliwych danych, g) korzystać z Platformy będąc bezpośrednim konkurentem Recwin, w celach benchmarkingu lub monitorowania konkurencyjnego, h) scrapować, automatycznie ekstrakcjonować lub masowo pobierać dane z Platformy.

§ 9. Wynagrodzenie i płatności

9.1 Opłaty

1. Wynagrodzenie za korzystanie z Usługi jest określone w Zamówieniu.

2. Wszystkie ceny podane w Zamówieniu są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce.

3. Opłaty subskrypcyjne są płatne z góry za okres rozliczeniowy (miesięczny lub roczny, zgodnie z Zamówieniem).

9.2 Sposób płatności

1. Płatności dokonywane są przelewem bankowym, zgodnie z Zamówieniem.

2. Faktura VAT jest wystawiana w ciągu 7 dni od rozpoczęcia okresu rozliczeniowego.

9.3 Opóźnienie w płatności

1. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni, Recwin może: a) naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, b) po uprzednim pisemnym wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego 7-dniowego terminu, zawiesić dostęp do Usługi do momentu uregulowania zaległości.

2. Zawieszenie dostępu nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za pełny okres subskrypcji.

9.4 Zmiany cen

1. Recwin może zmienić ceny Usługi ze skutkiem od kolejnego okresu odnowienia subskrypcji, powiadamiając Klienta pisemnie (e-mail) z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed końcem bieżącego okresu.

2. Jeśli Klient nie akceptuje nowych cen, może wypowiedzieć Umowę na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

9.5 Brak zwrotów

Opłaty subskrypcyjne nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem: a) wypowiedzenia Umowy z winy Recwin (§ 12.3) — zwrot proporcjonalny, b) skorzystania z prawa odstąpienia przez Konsumenta (§ 10).

§ 10. Konsumenci — prawo odstąpienia

Niniejszy paragraf dotyczy wyłącznie Klientów będących konsumentami w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego lub osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (art. 38a ustawy o prawach konsumenta).

10.1 Prawo odstąpienia

1. Konsument ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny.

2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, należy przesłać jednoznaczne oświadczenie na adres: dane@recwin.pl.

3. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

10.2 Skutki odstąpienia

1. W przypadku odstąpienia Recwin zwraca Konsumentowi wszystkie otrzymane płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu.

2. Jeśli Konsument wyraźnie zażądał rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia (np. przez aktywne korzystanie z Platformy), Konsument zobowiązany jest do zapłaty za usługi świadczone do dnia odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.

10.3 Wzór formularza odstąpienia

Adresat: Recwin, Chmielna 73, 00-801 Warszawa, dane@recwin.pl

Niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi Recwin.

Data zawarcia umowy: _______________ Imię i nazwisko: _______________ Adres: _______________ Data: _______________ Podpis (jeśli formularz przesyłany w formie papierowej): _______________

§ 11. Prawa własności intelektualnej

11.1 Własność Recwin

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy, w tym kod źródłowy, interfejs, algorytmy, dokumentacja, modele AI i znaki towarowe, należą do Recwin lub jego licencjodawców.

2. Umowa nie przenosi na Klienta żadnych praw własności intelektualnej do Platformy.

3. Recwin udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, odwołalnej licencji na korzystanie z Platformy w zakresie określonym w Umowie, na czas trwania subskrypcji.

11.2 Dane Klienta

1. Klient zachowuje wszelkie prawa do Danych Klienta przesłanych do Platformy.

2. Klient udziela Recwin ograniczonej, niewyłącznej licencji na przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

3. Klient upoważnia Recwin do anonimizacji Danych Klienta na warunkach opisanych poniżej. Po skutecznej anonimizacji dane nie stanowią danych osobowych (motyw 26 RODO) i mogą być przetwarzane przez Recwin do dowolnych celów biznesowych Recwin, w tym w szczególności: a) poprawy jakości Usługi (optymalizacja algorytmów AI, poprawa promptów), b) tworzenia materiałów edukacyjnych i szkoleniowych (np. biblioteka najlepszych praktyk sprzedażowych), c) tworzenia raportów branżowych, benchmarków i analiz rynkowych, d) publikacji zagregowanych statystyk i trendów (np. „najczęstsze obiekcje w branży HVAC"), e) rozwoju nowych funkcji i produktów Recwin, f) celów marketingowych i promocyjnych Recwin (np. case studies oparte na zanonimizowanych danych), g) komercyjnego udostępniania zanonimizowanych analiz, raportów i insights jako odrębnego produktu lub usługi Recwin (np. raporty branżowe, benchmarki sprzedażowe, bazy wiedzy dostępne odpłatnie lub nieodpłatnie).

   Warunki: Dane muszą być skutecznie i nieodwracalnie zanonimizowane — nie mogą umożliwiać identyfikacji Klienta, Użytkownika, osoby nagrywanej ani żadnej osoby fizycznej. Anonimizacja obejmuje usunięcie lub zastąpienie: imion i nazwisk, nazw firm, adresów, numerów telefonów, adresów e-mail, numerów identyfikacyjnych oraz wszelkich innych danych umożliwiających identyfikację. Recwin nie przechowuje mapowania między danymi zanonimizowanymi a danymi oryginalnymi.

11.3 Własność Wyników AI

1. Wyniki AI wygenerowane przez Platformę na podstawie Danych Klienta (podsumowania, komentarze coachingowe, oceny skryptu, analiza sentymentu) stanowią pochodne Danych Klienta i przysługują Klientowi w zakresie korzystania wewnętrznego. Niezależnie od kwalifikacji prawnoautorskiej Wyników AI, Strony ustalają w drodze niniejszej Umowy zasady korzystania z Wyników AI określone w niniejszym paragrafie.

2. Klient może wykorzystywać Wyniki AI do celów wewnętrznych (coaching, szkolenie, analityka, raporty).

3. Klient nie może bez pisemnej zgody Recwin: publikować, odsprzedawać ani udostępniać Wyników AI osobom trzecim jako samodzielnego produktu lub usługi.

4. Recwin zachowuje prawa własności intelektualnej do algorytmów, modeli i metod generowania Wyników AI. Licencja Klienta dotyczy wyłącznie treści wynikowych, nie technologii ich wytworzenia.

11.4 Logo i referencje

Recwin może wykorzystywać nazwę firmy i logo Klienta w materiałach referencyjnych (strona internetowa, prezentacje) wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Klienta.

§ 11a. Zmiany funkcjonalności i wersje beta

11a.1 Prawo do modyfikacji Usługi

1. Recwin może w dowolnym momencie dodawać, modyfikować lub usuwać funkcjonalności Platformy, o ile nie narusza to istotnych cech Usługi określonych w § 3.

2. O istotnych zmianach (usunięcie funkcji, zmiana sposobu działania kluczowej funkcji) Recwin powiadomi Klienta z wyprzedzeniem 30 dni. Jeśli zmiana istotnie pogarsza Usługę, Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, a Recwin zwróci proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.

3. Drobne zmiany (poprawki błędów, optymalizacje, zmiany interfejsu) nie wymagają powiadomienia.

11a.2 Funkcje beta

1. Recwin może udostępnić Klientowi funkcje oznaczone jako „Beta", „Wersja testowa" lub „Eksperymentalna" (dalej: „Funkcje Beta").

2. Funkcje Beta są udostępniane w stanie „takim, jakim są" (AS IS), bez gwarancji dostępności, wydajności, dokładności ani ciągłości.

3. Recwin może w dowolnym momencie usunąć, zmienić lub zaprzestać udostępniania Funkcji Beta bez uprzedzenia i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności.

4. Dane przetworzone w ramach Funkcji Beta podlegają tym samym zasadom ochrony danych, retencji i bezpieczeństwa co dane w ramach standardowej Usługi.

5. Klient nie powinien polegać na Funkcjach Beta w procesach biznesowych wymagających stabilności.

§ 12. Okres obowiązywania, wypowiedzenie i zawieszenie

12.1 Okres subskrypcji

1. Umowa jest zawierana na okres określony w Zamówieniu (miesięczny lub roczny).

2. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejne okresy tego samego rodzaju, chyba że Klient lub Recwin wypowie Umowę z zachowaniem terminu: a) subskrypcja miesięczna: 1 dzień przed końcem okresu rozliczeniowego, b) subskrypcja roczna: 30 dni przed końcem okresu rozliczeniowego.

12.1a Zmiana liczby Użytkowników (seats)

1. Klient może zwiększyć liczbę Użytkowników w dowolnym momencie. Dodatkowe opłaty naliczane są proporcjonalnie od dnia dodania do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.

2. Klient może zmniejszyć liczbę Użytkowników ze skutkiem od następnego okresu odnowienia subskrypcji. Zmniejszenie w trakcie okresu nie uprawnia do zwrotu.

3. Przy zmniejszeniu liczby Użytkowników, Klient jest odpowiedzialny za: a) wybranie, które konta Użytkowników zostaną dezaktywowane, b) pobranie/eksport danych dezaktywowanych Użytkowników przed ich dezaktywacją.

4. Dane dezaktywowanych Użytkowników (nagrania, transkrypcje, komentarze) pozostają w systemie do końca standardowego okresu retencji (90 dni audio / 365 dni tekst), chyba że Klient zażąda wcześniejszego usunięcia.

12.2 Wypowiedzenie przez Klienta

1. Klient może wypowiedzieć Umowę w dowolnym momencie z zachowaniem terminów z § 12.1.

2. Wypowiedzenie nie uprawnia do zwrotu opłat za niewykorzystany okres subskrypcji (z wyjątkiem § 10 — konsumenci).

12.3 Wypowiedzenie przez Recwin

1. Recwin może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem terminów z § 12.1.

2. W przypadku wypowiedzenia przez Recwin bez winy Klienta, Recwin zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres subskrypcji.

12.4 Rozwiązanie natychmiastowe

Recwin może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym (bez wypowiedzenia), jeśli Klient: a) istotnie narusza Regulamin i nie usunie naruszenia w terminie 14 dni od wezwania, b) wykorzystuje Platformę do nagrywania niezgodnego z prawem (§ 6.2), c) nie reguluje płatności pomimo wezwania i dodatkowego 7-dniowego terminu (§ 9.3), d) jego sytuacja finansowa uległa istotnemu pogorszeniu w stopniu zagrażającym realizacji Umowy, potwierdzonemu obiektywnymi okolicznościami (np. zajęcie rachunków bankowych, wykreślenie z rejestru VAT).

12.5 Skutki rozwiązania

1. Po rozwiązaniu Umowy: a) dostęp do Platformy zostaje natychmiast zablokowany, b) Klient ma 14 dni na żądanie eksportu Danych Klienta (w formacie JSON/CSV). Recwin realizuje żądanie eksportu w ciągu 7 dni roboczych od jego otrzymania. Dane Klienta nie zostaną usunięte przed zakończeniem realizacji żądania eksportu złożonego w terminie, c) po upływie 30 dni od rozwiązania (lub po zakończeniu realizacji eksportu, jeśli przypada później) wszystkie Dane Klienta są trwale usunięte.

2. Paragraf 7 (AI — ograniczenia), § 8 (zakazy), § 11 (własność intelektualna), § 13 (odpowiedzialność) i § 15 (poufność) obowiązują po rozwiązaniu Umowy.

3. W przypadku ogłoszenia upadłości, otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego lub likwidacji Klienta, żądanie eksportu danych (lit. b powyżej) może zostać złożone wyłącznie przez osobę posiadającą umocowanie wynikające z postanowienia sądu (syndyk, zarządca, likwidator). Do czasu otrzymania takiego żądania lub upływu 30 dni od powzięcia przez Recwin informacji o postępowaniu, Dane Klienta pozostają na serwerach i nie są usuwane.

12.6 Zawieszenie dostępu (np. za brak płatności)

1. W przypadku zawieszenia dostępu (§ 9.3), Dane Klienta pozostają na serwerach i nie są usuwane przez czas zawieszenia.

2. Zawieszenie nie oznacza rozwiązania Umowy — obowiązki obu Stron (w tym obowiązek zapłaty) pozostają w mocy.

3. Jeśli zawieszenie trwa dłużej niż 60 dni bez uregulowania zaległości, Recwin może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym (§ 12.4) i zastosować procedurę z § 12.5 (14 dni na eksport, 30 dni do usunięcia).

§ 13. Odpowiedzialność i ograniczenia

13.1 Odpowiedzialność Recwin — bez ograniczeń

Recwin ponosi pełną odpowiedzialność (bez ograniczeń) za: a) szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa, b) szkody na życiu, zdrowiu lub ciele, c) naruszenia ochrony danych osobowych (art. 82 RODO), d) szkody wynikające z niewykonania obowiązków, których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy przepisów bezwzględnie obowiązujących.

13.2 Odpowiedzialność Recwin — ograniczona

1. W przypadku lekkiego niedbalstwa naruszającego istotny obowiązek umowny (obowiązek, którego naruszenie zagraża realizacji celu Umowy), odpowiedzialność Recwin jest ograniczona do szkód przewidywalnych i typowych dla tego rodzaju umowy.

2. Łączna odpowiedzialność Recwin wobec Klienta (z wyłączeniem § 13.1) nie przekracza kwoty opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy przed zdarzeniem powodującym szkodę.

13.3 Wyłączenie odpowiedzialności

Recwin nie ponosi odpowiedzialności za: a) skutki nagrywania niezgodnego z prawem przez Klienta lub Użytkowników, b) decyzje podjęte na podstawie Wyników AI bez weryfikacji przez człowieka, c) błędy w transkrypcji, analizie sentymentu, ocenie skryptu lub innych Wynikach AI, d) szkody wynikające z udostępnienia danych logowania osobom trzecim, e) przerwy w dostępie do Usługi spowodowane siłą wyższą (§ 16), f) działania lub zaniechania dostawców usług zewnętrznych (infrastruktura chmurowa, transkrypcja), g) utratę danych na urządzeniu Użytkownika spowodowaną awarią urządzenia przed zakończeniem przesyłania, h) szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę reputacji lub szkody następcze — w najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo.

Ograniczenia odpowiedzialności z niniejszego paragrafu nie mają zastosowania do Klientów będących konsumentami lub osobami fizycznymi, o których mowa w art. 38a ustawy o prawach konsumenta, w zakresie sprzecznym z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

13.4 Odpowiedzialność Klienta

Klient odpowiada za: a) legalność nagrywania i przetwarzania danych za pośrednictwem Platformy, b) poinformowanie osób nagrywanych przed nagraniem, c) prawidłowe korzystanie z Wyników AI (weryfikacja przez człowieka), d) bezpieczeństwo danych logowania i urządzeń swoich Użytkowników, e) działania i zaniechania swoich Użytkowników.

13.5 Zwolnienie Recwin z odpowiedzialności przez Klienta

Klient zobowiązuje się zwolnić Recwin z odpowiedzialności, pokryć koszty i chronić Recwin przed wszelkimi roszczeniami, szkodami i kosztami (w tym uzasadnionymi kosztami obsługi prawnej) wynikającymi z: a) naruszenia prawa przez Klienta lub Użytkowników w związku z nagrywaniem, b) roszczeń osób nagrywanych wobec Recwin z tytułu niezgodnego z prawem nagrywania, c) naruszenia Regulaminu przez Klienta.

§ 14. Dostępność Usługi

1. Recwin dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły. Recwin nie gwarantuje jednak nieprzerwanego i bezbłędnego działania Platformy.

2. Recwin może przeprowadzać planowane prace konserwacyjne, w miarę możliwości w godzinach nocnych, powiadamiając Klienta z wyprzedzeniem.

3. Recwin nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostępie wynikające z: a) planowanych prac konserwacyjnych, b) awarii infrastruktury dostawców usług zewnętrznych, c) siły wyższej (§ 16), d) działań Klienta lub Użytkowników naruszających Regulamin.

§ 15. Poufność

1. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji poufnych drugiej Strony, uzyskanych w związku z Umową.

2. Informacje poufne obejmują w szczególności: warunki handlowe, dane techniczne, dane klientów, know-how i inne informacje oznaczone jako poufne lub których poufny charakter wynika z ich natury.

3. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji, które: a) są lub staną się publicznie dostępne bez winy Strony otrzymującej, b) były znane Stronie otrzymującej przed ich ujawnieniem, c) zostały ujawnione na podstawie przepisów prawa lub decyzji organu.

4. Zobowiązanie do poufności obowiązuje: (i) bezterminowo w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, (ii) przez 3 lata od rozwiązania Umowy w odniesieniu do pozostałych informacji poufnych.

§ 16. Siła wyższa

1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą.

2. Siła wyższa oznacza zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, akty terroryzmu, epidemie, awarie infrastruktury telekomunikacyjnej niezależne od Stron, decyzje organów władzy publicznej.

3. Strona dotknięta siłą wyższą niezwłocznie informuje drugą Stronę na piśmie.

4. Obowiązek zapłaty wynagrodzenia i obowiązek poufności nie podlegają wyłączeniu z tytułu siły wyższej.

§ 17. Dane osobowe i prywatność

1. Zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności Recwin, dostępna na recwin.pl/prywatnosc.

2. Podział ról w zakresie ochrony danych osobowych: a) Klient jest administratorem danych osobowych swoich pracowników i klientów, b) Recwin jest podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do wszystkich Danych Klienta (nagrania, transkrypcje, wyniki AI, dane osób nagrywanych) — na podstawie UPP/DPA stanowiącej załącznik do Umowy.

3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania określa Umowa Powierzenia Przetwarzania (UPP/DPA).

§ 17a. Żądania organów władzy publicznej

1. W przypadku otrzymania przez Recwin żądania od organów ścigania, sądów lub organów administracji publicznej dotyczącego Danych Klienta (np. nakaz zabezpieczenia danych, żądanie udostępnienia nagrań): a) Recwin niezwłocznie powiadomi Klienta o otrzymanym żądaniu, chyba że prawo zabrania takiego powiadomienia (np. postanowienie o zachowaniu tajemnicy), b) Recwin nie ujawni Danych Klienta bez ważnej podstawy prawnej (prawomocne postanowienie sądu, decyzja prokuratury), c) Recwin udostępni wyłącznie dane minimalnie niezbędne do spełnienia żądania, d) Recwin udokumentuje każde ujawnienie w dzienniku audytu.

2. Co do zasady, żądania dotyczące Danych Klienta powinny być kierowane do Klienta (administratora danych). Recwin przekieruje żądania do Klienta, chyba że żądanie jest skierowane bezpośrednio i wyraźnie do Recwin jako podmiotu przetwarzającego.

3. Recwin może zabezpieczyć (zamrozić) Dane Klienta na żądanie uprawnionego organu, powstrzymując się od ich usunięcia do czasu rozstrzygnięcia sprawy, nawet jeśli upłynął okres retencji.

§ 17b. Powiadomienie o naruszeniu ochrony danych

1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Danych Klienta, Recwin niezwłocznie (nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia) powiadomi Klienta, przekazując informacje niezbędne do spełnienia obowiązków Klienta wynikających z art. 33 i 34 RODO.

2. Powiadomienie obejmuje co najmniej: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób dotkniętych naruszeniem, prawdopodobne konsekwencje naruszenia oraz środki podjęte lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu.

3. Szczegółowe zasady postępowania w przypadku naruszenia określa UPP/DPA.

§ 18. Reklamacje i rozwiązywanie sporów

18.1 Reklamacje

1. Klient może zgłosić reklamację dotyczącą Usługi na adres: kontakt@recwin.pl.

2. Reklamacja powinna zawierać: opis problemu, datę wystąpienia, oczekiwane rozwiązanie.

3. Recwin rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od otrzymania. Jeśli termin nie jest wystarczający, Recwin poinformuje Klienta o przyczynie opóźnienia i przewidywanym terminie.

18.2 Pozasądowe rozwiązywanie sporów (konsumenci)

1. Konsument ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, w tym: a) platforma ODR Komisji Europejskiej: https://ec.europa.eu/consumers/odr/ b) miejski lub powiatowy rzecznik konsumentów, c) organizacje konsumenckie.

2. Recwin nie jest zobowiązany do korzystania z pozasądowego rozwiązywania sporów, ale deklaruje gotowość do mediacji w dobrej wierze.

§ 19. Zmiany Regulaminu

1. Recwin zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: a) zmiana przepisów prawa mająca wpływ na świadczenie Usługi, b) zmiana funkcjonalności Usługi, c) zmiana warunków technicznych świadczenia Usługi, d) konieczność dostosowania do zaleceń organów nadzorczych.

2. O zmianie Regulaminu Recwin powiadomi Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni za pośrednictwem e-maila i/lub powiadomienia w Platformie.

3. Jeśli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, powiadamiając Recwin przed wejściem zmian w życie.

4. Kontynuowanie korzystania z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.

§ 20. Prawo właściwe i jurysdykcja

1. Umowa podlega prawu polskiemu.

2. Wszelkie spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Recwin — z wyjątkiem sporów z konsumentami, które rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych (sąd miejsca zamieszkania konsumenta).

3. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawach konsumenta oraz RODO.

§ 21. Postanowienia końcowe

1. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

2. Regulamin został sporządzony w języku polskim. Wersja polska jest wersją wiążącą.

3. Klient nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Umowy na osobę trzecią bez pisemnej zgody Recwin.

4. Recwin może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Umowy na podmiot powiązany lub w związku z przejęciem, fuzją lub sprzedażą całości lub istotnej części przedsiębiorstwa, powiadamiając Klienta z wyprzedzeniem 30 dni. W przypadku przeniesienia na podmiot powiązany niebędącego następstwem sukcesji uniwersalnej, przeniesienie obowiązków wymaga zgody Klienta, która nie będzie bezzasadnie odmawiana.

5. Wszelkie zawiadomienia na podstawie Umowy są kierowane: a) do Recwin: kontakt@recwin.pl b) do Klienta: na adres e-mail podany przy rejestracji Konta

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem [DATA] i zastępuje wszelkie wcześniejsze wersje.